Homeoffice – Chancen und Risiken für Unternehmen

Vorangetrieben durch die Digitalisierung durchläuft die Arbeitswelt einen fortwährenden Wandel. Sie wird digitaler, vernetzter, flexibler und kann in gewissen Grenzen immer mehr von Arbeitszeit und -ort entkoppelt werden. Deshalb war schon vor der Covid-19-Pandemie 2020 abzusehen, dass sich die Arbeit und der Arbeitsplatz verändern.¹ Durch die Pandemie und die damit verbundenen Regierungsauflagen erhielt das Arbeitsmodell Homeoffice allerdings einen rasanten Schub und verbreitete sich innerhalb kürzester Zeit als gängiges Modell für Arbeitnehmer verschiedenster Branchen.²

Die Arbeit im Homeoffice wurde unter Arbeitnehmern immer beliebter. Die Ergebnisse einer Umfrage aus dem Jahr 2023 legen nahe, dass für nahezu 40 Prozent der befragten Arbeitnehmer das Angebot von Homeoffice einen entscheidenden Faktor bei der Wahl ihres Arbeitgebers darstellt.³ Demgegenüber forderten Unternehmen 2023 die Rückkehr ins Büro. Sam Altman äußerte sich 2023 kritisch über vollständig ortsunabhängige Arbeit in Start-ups.⁴ Auch Elon Musk forderte seine Mitarbeiter wieder an den Arbeitsplatz im Unternehmen zurück⁵ und selbst der Videokonferenzdienst „Zoom“ forderte seine Arbeitnehmer auf, regelmäßig Präsenz zu zeigen.⁶ Ist das Homeoffice-Experiment also gescheitert? Warum wünschen sich die Unternehmen ihre Mitarbeiter teilweise zurück ins Büro?

Aktuelle Forschungen beschäftigen sich häufig mit dem Arbeitsmodell „Homeoffice“ aus Arbeitnehmersicht.⁷ Diese wissenschaftliche Arbeit geht der Forschungsfrage nach, welche Chancen und Risiken das Arbeitskonzept für Unternehmen mit sich bringt und setzt sich konkret mit der Frage auseinander, wie sich die Arbeit im Homeoffice auf die Produktivität auswirkt.

Nach einer allgemeinen Einführung in das Konzept „Homeoffice“ und einer Situationsanalyse in Deutschland werden die grundlegenden Anforderungen an Unternehmen für die Arbeit im Homeoffice aufgeführt. Anschließend werden Chancen und Risiken der Homeoffice-Arbeit erläutert, bevor im abschließenden Fazit auf die vorangegangene Forschungsfrage eingegangen wird und ein Ausblick über ein zukunftsorientiertes Homeoffice-Arbeitsmodell gegeben wird.

Zur besseren Lesbarkeit wird in dieser wissenschaftlichen Arbeit das generische Maskulinum verwendet. Die in dieser Arbeit verwendeten Personenbezeichnungen beziehen sich, sofern nicht anders kenntlich gemacht, auf alle Geschlechter.

Um die Forschungsfrage adäquat bearbeiten zu können, erwies sich die Sekundärforschung, auch Situationsanalyse oder Desk Research genannt, in Form einer systematischen Literaturrecherche als hilfreich. Da dieses Forschungsgebiet in den vergangenen Jahren im Fokus der Wissenschaft stand und ausgiebig erforscht wurde, orientiert sich die Arbeit an einem methodisch-formalen Vorgehen. Systematische Literaturübersichten sollen Verzerrungen durch eine selektive Literaturauswahl vermindern und die Nachvollziehbarkeit der Auswahl verbessern.⁸

Die Begriffe „Homeoffice“, „Teleheimarbeit“, „Telearbeit“ und „mobile Arbeit“ werden im Alltag häufig synonym verwendet. Sie beschreiben Formen der Arbeitsorganisation außerhalb der traditionellen Betriebsstätte.⁹ Der Begriff Homeoffice ist umgangssprachlich geprägt und kann sowohl mobile Arbeit im weiteren Sinne als auch Telearbeit nach § 2 Abs. 7 ArbStättV bezeichnen. Die Arbeitsstättenverordnung definiert insbesondere den Telearbeitsplatz.¹⁰

Telearbeitsplätze befinden sich im Privatbereich der Beschäftigten. Die gesetzliche Definition spricht von „vom Arbeitgeber fest eingerichteten Bildschirmarbeitsplätzen“, für die eine wöchentliche Arbeitszeit und die Dauer der Einrichtung vereinbart sind.¹¹ Der Arbeitgeber stellt die erforderliche Ausstattung mit Arbeitsmitteln, Mobiliar und Kommunikationstechnik bereit.¹²

Sind diese Voraussetzungen nicht erfüllt, kommt mobile Arbeit in Betracht; sie ist nicht mit einem fest eingerichteten Telearbeitsplatz gleichzusetzen. Mobile Arbeit findet flexibel außerhalb der Betriebsstätte statt und kann beispielsweise auch in Coworking Spaces ausgeübt werden. Die Ausstattungspflichten und die damit verbundenen Kosten können sich von denen eines festen Telearbeitsplatzes unterscheiden.¹³ In dieser Arbeit wird Homeoffice als mobile Arbeit im weiteren Sinne verstanden.

Die Covid-19-Pandemie hat ein beispielloses Homeoffice-Experiment erzwungen. Viele Arbeitnehmer haben sich seitdem an die Flexibilität gewöhnt und kehren nicht wieder Vollzeit ins Büro zurück. Nach Angaben des Statistischen Bundesamtes arbeiteten in Deutschland im Jahr 2023 rund 23,5 Prozent aller Erwerbstätigen mindestens teilweise im Homeoffice.¹⁴ Damit war der Anteil nur geringfügig niedriger als im Jahr 2022 (24,0 %) und im Jahr 2021 mit 24,9 Prozent.¹⁵ Im März 2022 war die Homeoffice-Pflicht aufgrund der Covid-19-Pandemie ausgelaufen. Ein wichtiger Unterschied zur Pandemiezeit: Das Homeoffice wurde während der Arbeitswoche weniger häufig genutzt.

Die folgende Übersicht stellt die Entwicklung und die veränderte Nutzungsintensität dar. Der Anteil ausschließlich im Homeoffice Tätiger bezieht sich auf die Homeoffice-Nutzenden, nicht auf alle Erwerbstätigen.¹⁶

Wie häufig Beschäftigte Homeoffice nutzen, wird von verschiedenen Faktoren beeinflusst. Allgemein steigt der Homeoffice-Anteil mit der Größe des Unternehmens.¹⁷ Die Vereinbarkeit von Familie und Beruf könnte ein Grund für die Nutzung von Homeoffice sein, denn die 25- bis 34-Jährigen hatten 2023 unter den abhängig Beschäftigten den höchsten Homeoffice-Anteil.¹⁸ Aber natürlich spielt auch die Berufsbranche eine entscheidende Rolle, ob Homeoffice genutzt werden kann. Nach den Angaben des Statistischen Bundesamtes wurde 2023 im Gesundheitswesen (6,4 %) und im Einzelhandel (8,3 %) Homeoffice besonders selten genutzt.¹⁹ Am höchsten lag der Anteil 2023 im Bereich IT-Dienstleistungen: Hier arbeiteten 74,7 Prozent der abhängig Beschäftigten zumindest gelegentlich von zu Hause aus.²⁰ Homeoffice bleibt ein beliebtes Arbeitsmodell, das in Zeiten des Fachkräftemangels die Entscheidung für ein Unternehmen durchaus positiv beeinflusst. Für mehr als 80 Prozent der Befragten spielte laut der in der Seminararbeit 2024 abgerufenen Statista-Zusammenstellung die Homeoffice-Möglichkeit bei der Arbeitgeberwahl eine wichtige Rolle.²¹

Für Homeoffice eignen sich vor allem Tätigkeiten, die sich außerhalb der Betriebsstätte erledigen lassen, etwa Büro- und Wissensarbeit. Produktive Arbeit zu Hause erfordert mehr als einen ergonomisch geeigneten und ruhigen Arbeitsplatz: Geeignete IT-Hardware, Zugang zu Kommunikations- und Teamsoftware sowie eine stabile Internet- und Datenverbindung gehören ebenso dazu wie passende Führungs- und Arbeitsmethoden. Auch IT-Sicherheit und die Einhaltung der Datenschutzvorgaben sind maßgeblich.²² Bei der Arbeit außerhalb des Büros müssen Datenschutz und Datensicherheit unter veränderten räumlichen und organisatorischen Bedingungen sichergestellt werden.²³

Nach dem in der Seminararbeit betrachteten Stand Juli 2024 bestand kein allgemeiner gesetzlicher Anspruch auf Homeoffice. Ansprüche konnten sich jedoch insbesondere aus Vereinbarungen ergeben.²⁴ Arbeit von zu Hause kann im Rahmen eines Arbeitsverhältnisses, aber auch auf selbstständiger Grundlage stattfinden. Heimarbeit ist dabei ein eigenständiger rechtlicher Begriff und nicht schlicht mit Homeoffice gleichzusetzen.²⁵ Im Rahmen der Arbeit wird die Homeoffice-Tätigkeit ausschließlich auf der Grundlage eines Arbeitsverhältnisses beschrieben. Empfehlenswert ist eine schriftliche Vereinbarung der wesentlichen Arbeitsbedingungen für die Arbeit im Homeoffice.²⁶ Die Homeoffice-Vereinbarung sollte Klauseln enthalten zu Arbeitsort und -zeit sowie Mechanismen zur Kontrolle der Arbeitszeit, zu Zutrittsrechten, zur Vergütung des Arbeitnehmers, zu Arbeitsraum und Betriebsmittel, zu Arbeitssicherheit und Arbeitsschutz, zur Beendigung des Homeoffice-Arbeitsplatzes, zur Kostentragung der Arbeitsmittel, zur Einhaltung des Datenschutzes und zur Haftung des Arbeitgebers bei Unfällen und Schäden.²⁷

Die Möglichkeit des flexiblen Arbeitens im privaten Umfeld außerhalb der betrieblichen Räumlichkeiten bringt neben einer Vielzahl von Vorteilen auch gewisse Gefahren mit sich, welche sowohl die Arbeitnehmer- als auch die Arbeitgeberseite betreffen.²⁸ Im Folgenden werden die Chancen und Risiken des Arbeitens im Homeoffice für Unternehmen aufgeführt.

Die Kurzexpertise „Verbreitung und Auswirkungen von mobiler Arbeit und Homeoffice“ für das Bundesministerium für Arbeit und Soziales aus dem Jahr 2020 kommt zu dem Ergebnis, dass mittels einer flexiblen Arbeitsgestaltung die individuellen Bedürfnisse der Beschäftigten besser befriedigt werden können und somit die Arbeitszufriedenheit gesteigert werden kann.²⁹ Zum einen fällt der tägliche Arbeitsweg zwischen Wohnung und Arbeitsstätte weg, zum anderen eignet sich die Arbeitsform gut zur Vereinbarkeit von Beruf und Privatleben.³⁰ Das kann sich positiv auf die Gesundheit der Beschäftigten auswirken, wenn Stress und psychische Belastungen reduziert werden.³¹ Mehr räumliche Flexibilität kann helfen, private Termine und berufliche Anforderungen besser aufeinander abzustimmen; zugleich entfallen mögliche Störungen auf dem Arbeitsweg.³² Damit kann die Arbeit im Homeoffice mögliche Fehlzeiten verringern. Weiterhin kann das Arbeiten im Homeoffice die Leistungsfähigkeit des Unternehmens verbessern, wenn die Arbeitszeit unabhängig von vorgegebenen Öffnungszeiten stattfinden kann. Dadurch können sich längere Erreichbarkeiten für Kunden und schnellere Durchlaufzeiten von Arbeitsaufträgen ergeben.³³

Neben einer möglichen Leistungssteigerung der Beschäftigten kann der Arbeitgeber durch das Angebot flexibler Arbeitsplätze seine Attraktivität erhöhen. Unternehmen präsentieren sich als moderne und attraktive Arbeitgeber und profitieren vom Imagegewinn. Zusätzlich erhöht sich die räumliche Reichweite für die Personalakquise, da potenzielle Bewerber durch die Arbeit im Homeoffice nicht mehr zwingend in der Nähe ihres Arbeitsortes wohnen müssen.³⁴ Damit steigen die Chancen des Arbeitgebers, passendere Kandidaten für die Arbeitsstellen zu finden.³⁵

Ein nicht zu unterschätzender Faktor des Homeoffice-Trends ist die Kosteneinsparung von Büroflächen. Arbeiten Beschäftigte dauerhaft oder zu fixen Zeiten im Homeoffice, können Unternehmen bei guter Planung Büroflächen reduzieren und Betriebskosten senken. Beschäftigte nutzen häufig an Bürotagen sogenannte Shared Desks (deutsch: geteilte Schreibtische), die prinzipiell von allen im Büro tätigen Personen genutzt werden können. Die Seminararbeit verweist auf einen Handelsblatt-Beitrag von 2020, dem zufolge 60 Prozent von 100 befragten Unternehmen angaben, Büroflächen reduzieren zu wollen bei gleichbleibender Beschäftigtenzahl.³⁶

Die Möglichkeit des flexiblen Arbeitens im privaten Umfeld außerhalb der betrieblichen Räumlichkeiten bringt neben einer Vielzahl von Vorteilen auch gewisse Gefahren mit sich, welche sowohl die Arbeitnehmer als auch die Arbeitgeberseite betreffen.³⁷

Wie in Kapitel 3.2.1 bereits erläutert, kann sich die Leistung der Beschäftigten im Homeoffice steigern. Die selbsteingeschätzte Leistung im Homeoffice kann allerdings durch Wahrnehmungsverzerrungen beeinflusst sein.³⁸ Beschäftigte, die im Homeoffice tätig sind, nehmen Zeiten der Nicht-Arbeit intensiver wahr als Beschäftigte im Büro. Im Gegensatz zu Unterbrechungen im Homeoffice werden die Unterbrechungen im Büro als berufsbezogen interpretiert, selbst wenn diese nicht arbeitsbezogen sind.³⁹ Der Deutsche Gewerkschaftsbund warnt außerdem vor „Arbeit ohne Ende“, bei der Flexibilität vor allem Unplanbarkeit bedeutet.⁴⁰ Im Homeoffice kann diese Flexibilisierung dazu führen, dass die Abgrenzung zwischen Arbeits- und Privatleben nicht mehr gelingt. Diese Belastungen können einen negativen Einfluss auf die Leistung der Beschäftigten haben und das Risiko von Fehlzeiten und gesundheitlicher Überlastung erhöhen.⁴¹

Obwohl Arbeitnehmer im Homeoffice oftmals mehr unbezahlte Überstunden leisten, kürzere Pausen einlegen⁴² und häufiger dazu neigen, krank zu arbeiten⁴³, werden Beschäftigte, die flexible Arbeitsvereinbarungen anfragen oder nutzen, von ihren Kollegen als weniger karriereorientiert eingeschätzt. Bei zu wenig Präsenz des Beschäftigten in der Arbeitsstätte besteht das Risiko von verringerten Aufstiegschancen - unter anderem durch die Unsichtbarkeit beim Vorgesetzten - hinsichtlich einer Beförderung. Fehlende Präsenz kann sich daher nachteilig auf die Karriere auswirken.⁴⁴

Arbeiten die Beschäftigten überwiegend oder ausschließlich außerhalb der Arbeitsstätte, besteht die Gefahr, dass sie aufgrund der räumlichen Trennung weniger in betriebliche Abstimmungsprozesse einbezogen werden, die informelle Kommunikation nur begrenzt stattfindet und somit die Identifikation mit dem Unternehmen verloren geht.⁴⁵ In einer Reihe von Experimenten zeigten Forscher darüber hinaus, dass virtuell kommunizierende Teams weniger kreative Ideen entwickeln als Teams in Präsenz.⁴⁶ Wo Kreativität und Wissensteilung wichtig ist, kann Homeoffice den informellen oder spontanen Austausch und so langfristige Produktivitätsgewinne behindern.⁴⁷

Erfolgt die Arbeit größtenteils oder ausschließlich von zu Hause aus, können die Arbeitsplatzkosten zwar reduziert werden⁴⁸, gleichzeitig entstehen dem Arbeitgeber jedoch auch zusätzliche Kosten für die Bereitstellung der technischen Ausstattung und der damit verbundenen IT-Infrastruktur, wenn den Mitarbeitern das Arbeiten im Homeoffice ermöglicht werden soll.⁴⁹ Befinden sich die Mitarbeiter im Homeoffice, hat der Arbeitgeber weniger Kontrolle über die Einhaltung des Daten-, Arbeits- und Gesundheitsschutzes.⁵⁰ Deshalb ist es besonders wichtig, die Beschäftigten für diese Themen zu sensibilisieren, um mögliche Risiken zu minimieren.⁵¹ Für Arbeitgeber und Arbeitnehmer entstehen damit neue Anforderungen und Herausforderungen für die Umsetzung des flexiblen Arbeitsmodells.⁵²

Die Arbeit im Homeoffice bietet die Chance, die Produktivität der Beschäftigten und die Arbeitszufriedenheit zu erhöhen. Um die genannten Risiken zu begrenzen, lohnt sich ein Blick auf hybride Arbeitsmodelle, die Büropräsenz mit Arbeit von zu Hause verbinden.

Eine in der Seminararbeit zitierte Studie von Angelici und Profeta untersuchte in einem randomisierten Experiment in einem großen italienischen Unternehmen einen flexiblen Arbeitstag pro Woche über neun Monate.⁵³ Die Ergebnisse sprechen für positive Effekte auf das Wohlbefinden und die Vereinbarkeit von Arbeit und Privatleben; zugleich fand die Studie keine signifikante Verschlechterung der objektiv gemessenen Produktivität.⁵⁴ Das ist ein konkretes Untersuchungsergebnis und keine allgemeine Aussage über sämtliche Homeoffice-Modelle.

Die Wirkungen hängen unter anderem vom Umfang der Arbeit außerhalb des Büros, der Tätigkeit und den Beziehungen zu Kollegen und Vorgesetzten ab.⁵⁵ Die in der Seminararbeit diskutierte Orientierung an zwei bis zweieinhalb Homeoffice-Tagen pro Woche sollte deshalb nicht als allgemeingültiger Kipppunkt verstanden werden. Für die betriebliche Gestaltung kommt es darauf an, soziale Einbindung, Leistung und die Trennung von Privatleben und Beruf gemeinsam zu betrachten.⁵⁶

Die Erfahrungen mit Vollzeit-Homeoffice unter erschwerten Pandemiebedingungen liefern wichtige Erkenntnisse. Auf den persönlichen Kontakt vor Ort vollständig zu verzichten, kann den Austausch, die Zusammenarbeit und damit auch die Produktivität beeinträchtigen. Daraus lässt sich jedoch nicht ableiten, dass Vollzeit-Homeoffice für jede Tätigkeit grundsätzlich unattraktiv wäre. Hybride Regelungen und Optionsmodelle können die Spannungsfelder zwischen Homeoffice, langfristiger Innovationskraft und Wissensweitergabe ausbalancieren.

Um die Produktivitätseffekte eines Homeoffice-Angebots zu messen, sollte außerdem berücksichtigt werden, wer das Angebot wahrnimmt und sich damit in das Homeoffice „selektiert“. Während der Pandemie wechselten viele Beschäftigte unabhängig von ihren individuellen Präferenzen in die Arbeit von zu Hause. Bei freiwilligen Modellen können dagegen die Eigenschaften und Bedürfnisse der Teilnehmenden die Ergebnisse beeinflussen. Ein weiterführender Forschungsansatz ist deshalb, den Zusammenhang zwischen Leistungsfähigkeit und dem Wunsch nach Homeoffice genauer zu untersuchen.

Insgesamt ist festzuhalten: Entscheidend ist, wie Homeoffice erfolgreich integriert werden kann. Ein gelungenes Modell kann die Produktivität und die Mitarbeiterzufriedenheit fördern. Dass Unternehmen das Potenzial erkennen, zeigt auch eine Auswertung von mehr als 35 Millionen Online-Stellenanzeigen: Alipour, Langer und O’Kane berichten, dass sich der Anteil der Anzeigen mit Homeoffice-Option zwischen 2019 und dem ersten Quartal 2021 nahezu verdreifachte und knapp 12 Prozent erreichte.⁵⁷